Per chi è a capo di un’azienda o anche solo di un team, riuscire a gestire tutti i membri della squadra può essere difficoltoso, sopratutto se si è alle prime armi e spesso si ha la testa impegnata anche in altre faccende legate all’azienda. Quindi sapere “chi fa cosa e quando” diventa molto importante per gestire al meglio le risorse ed evitare di perdere del tempo ritrovandosi magari due persone sulla stessa parte di progetto, quando invece ne bastava solo una. Ad aiutarci a prendere le redini del team ci sono numerose app e servizi web, tra cui Trello.
Introduzione a Trello
Trello è un servizio web presente anche come app android sul google play, che ci aiuta a tenere conto di tutte le mansioni, dei ruoli e dei compiti che ha ogni membro del team all’interno di un progetto. È totalmente strutturato in bacheche e gruppi di lavoro, con schede specifiche legate a ogni bacheca che permettono di capire tutti i compiti assegnati all’interno del team e permettono a ogni componente di sapere chi sta già svolgendo qualcosa per evitare di fare due volte lo stesso lavoro.
Creare una bacheca
Ogni bacheca è qualcosa di totalmente diverso, quindi possiamo creare bacheche riferite a progetti interni all’azienda, oppure per semplici promemoria personali. Si creano letteralmente con un click sul pulsante “+” e ci verrà chiesto di dargli il nome che preferiamo. Per personalizzare la bacheca potremo anche cambiarne lo sfondo e l’immagine di profilo scegliendo tra quelli suggeriti, ma questa fondamentalmente è solo pura estetica. Ad ognuna possiamo associare un gruppo di lavoro ed eventualmente selezionare un solo power up (ovvero l’aggiunta di un widget come ad esempio un calendario). Infine, ogni bacheca ha tre attributi: privata, gruppo e pubblica, che modificano chi può vederla, partendo dalle sole persone aggiunte ad essa, fino alla visibilità su google. Ma a prescindere da questo, potrà essere modificata solo ed esclusivamente dalle persone associate.
Il gruppo di lavoro
Per aggiungere membri ad una bacheca possiamo fare due cose: o selezioniamo l’omino in alto e aggiungiamo manualmente la mail di tutte le persone che vogliamo, oppure selezioniamo direttamente tutto un gruppo di lavoro. Per creare un gruppo di lavoro basta uscire dalla bacheca e nel menù a sinistra selezionare il “+” sotto la scritta “gruppo”. Ora assegnamoli un nome e aggiungiamo i membri, che per ovvi motivi dovranno avere un account Trello a loro volta. Volendo possiamo anche aggiungere una descrizione al team se lo riteniamo necessario.
Liste e schede
Appena creata, una bacheca si presenterà con le classiche schede di guida sul funzionamento di Trello. Possiamo tranquillamente archiviarle e passare alla creazione delle liste di schede che più ci servono. Ad esempio, se stiamo creando con il nostro team un nuovo brand interno all’azienda, qui possiamo creare una lista inerente al logo di quel brand, una al nome, alla campagna di marketing e ad ogni altro aspetto correlato. Ad esempio nella lista “Campagna di marketing” potremo aggiungere la scheda “campagna social di lancio su facebook”. Ad ogni scheda possiamo poi aggiungere una scadenza e collegare uno o più componenti del team associato alla bacheca e, se eventualmente abbiamo creato la scheda nella lista sbagliata, con un click sulle quattro frecce potremmo spostarla in quella giusta. Tra le azioni che possiamo compiere su una scheda si potrà sia commentare per discutere insieme di un determinato aspetto del progetto, sia la possibilità di allegare file o inserire checklist (il tutto semplicemente con un doppio click sulla scheda). Le schede non possono essere eliminate, ma solo archiviate e tutte le azioni che vengono compiute, da chiunque nel team, sulle liste e le schede, sono illustrate nello storico sulla destra.
Business Class
La versione premium di Trello prende il nome di business class e ovviamente sblocca alcune funzioni aggiuntive del servizio, che può comunque essere utilizzato ottimamente (seppur con qualche limitazione) in versione free. Tra le nuove opzioni potremo personalizzare lo sfondo e l’immagine di profilo della bacheca, accedere a nuovi sticker decorativi per i commenti e aggiungere power up illimitati alla bacheca. Oltre a questo sblocca una versione “quadro generale” della home che ci permette di avere tutte le bacheche sotto controllo in un colpo solo e livelli di sicurezza addizionali all’interno dei gruppi.
E tu cosa ne pensi? Hai provato Trello? Ti è piaciuto? Faccelo sapere!